当前，档案数字化工作在全国迅速开展，外包服务成为主流。数字化外包服务机构应该具备怎样的资质？数字化加工服务场所应该建立怎样的环境？数据处理应该注意哪些问题？数字化完成后的相关设备应该如何处理？由于没有相关的规定，各地档案部门只能各行其是，做法五花八门，使得档案信息的安全隐患日益凸显。为了解决以上问题，国家档案局及时印发了《规范》。

《规范》规定，档案数字化外包安全管理要按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。

《规范》规定了档案部门在数字化外包过程中的安全管理责任。在数字化外包过程中，档案部门要成立由主要领导负责的档案数字化管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责；要根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围,制定档案数字化外包安全管理要求和技术指标；对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察；建立健全安全保密、档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范或规章制度，严格监管机制，确保档案实体及信息安全。

《规范》明确提出了数字化服务机构的资质要求、人员素质要求、安全保密管理要求及在安全管理中应尽的职责和义务。对数字化加工场所管理、加工设备管理、网络环境与数据载体管理、档案实体管理以及数字化成果移交接收与设备处理方面的安全管理，《规范》也提出了明确、具体的要求。

据悉，国家档案局技术部正在组织人员依据《规范》的规定编制档案数字化外包辅助安全管理软件。

（《档案数字化外包安全管理规范》全文详见本期第三版）

原载于《中国档案报》2015年1月29日 总第2717期 第一版