研究主要内容：针对研究所电子文件归档困难和前端失控等难点进行研究，重点解决电子文件管理制度体系问题、不同类型和载体电子文件管理规范问题，以及电子文件预立卷方法和归档整理方法问题。
研究的主要方法：（1）文献调研：查阅数百篇相关文献，考察了几十个电子文件管理优秀的网站；（2）交流研讨：与海洋所、昆植所、深圳先进院等档案室进行了充分交流；（3）参加会议：参加了第七届中国电子文件管理论坛等会议，提出问题讨论；（4）实地考察：考察了科研人员和青岛市档案馆、中德联合集团公司的档案管理系统。
研究成果：完成了《青岛能源所电子文件管理纲要》、《青岛能源所电子文件管理办法》、《青岛能源所文书电子文件管理办法》、《青岛能源所科研电子文件管理办法》及其配套方法体系等。
研究主要创新之处：（1）提出了档案管理系统运行前期的电子文件管理体系，结合电子文件形成规律，完成了科研档案和文书档案的电子文件管理规范和方法体系。（2）本研究成果具有普适性，科研院所完全可以在此基础上稍加修改即可优化本单位的电子文件管理。
研究成果清单及各主要研究成果情况一览表
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序号 |
成果名称 |
主要内容与作用 |
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1 |
《中科院青岛生物能源与过程研究所电子文件管理纲要》 |
研究所电子文件管理指导性文件，对电子文件产生到归档全链条各环节的责任进行界定，对制度、规范、流程等提出要求。 |
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2 |
《中科院青岛生物能源与过程研究所电子文件管理办法（试行）》 |
提出具体可行的研究所电子文件管理办法，从定义、管理职责、操作流程、方法等各方面对各种电子文件的情况予以囊括，是指导各类电子文件管理的基础性参考文件。 |
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3 |
《中科院青岛生物能源与过程研究所文书电子文件管理办法（试行）》 |
针对研究所文书电子文件生产与流转特点，在《电子文件管理办法》的指导下对文书电子文件的各种情况提出处理方案，包括ARP、金宏网等系统中的文书电子文件处理。 |
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4 |
《中科院青岛生物能源与过程研究所科研电子文件管理办法（试行）》 |
基于研究所科研电子文件生产与流转特点，在《电子文件管理办法》的指导下对科研电子文件管理的各种情况提出处理方案，包括实验记录、科研论文、专利、学位论文等电子文件处预立卷与归档方法与流程。 |
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5 |
《中科院青岛生物能源所电子实验记录清单模板》 |
该研究成果将可以实验记录本管理与电子实验记录文档进行统筹管理，元数据有机关联，突破了电子实验记录打印黏贴纸质实验记录本的做法，扩大了“实验记录本”的容量。 |
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6 |
《青岛生物能源所科研论文归档清单模板》 |
在《科研电子文件管理办法》的指导下，就研究所科研论文、专利、学位论文的归档要求流程与方法分别梳理，拟定了满足科研档案、研究所机构知识库批量管理需要的规范字段模板，由于中科院系统的科研院所基本上都是使用中科院兰州文献情报中心开发的机构知识库，这系列模板与方法在中科院系统具有推广意义。 |
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7 |
《青岛生物能源所专利归档清单模板》 | |
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8 |
《青岛生物能源所学位论文归档清单模板》 | |
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9 |
“档案管理与档案资源开发利用”会议报告：《电子文件归档工作中存在的关键问题与对策》 |
这次会议由国家海洋局第一海洋研究所举办，本报告针对电子文件的“证据”要求、数据格式复杂、数据量巨大等困难进行分析，提出了不能被真实性、原始性束缚不作为，应及早开展归档工作、拟定科学合理的流程与方法、制定“前置”约束性管理制度、做好“归档”电子文件的索引工具和备份，分布式异构管理，争取早日引进档案系统等策略。 |
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10 |
期刊论文：《中国国家博硕士学位论文数据库建设初探》（大学图书情报学刊,2017,35(05):51-55） |
该论文重点阐述国内博硕士学位论文作为公开档案的数字化传播平台建设，提出了国家图书馆建库传播的责任、模式和运行方案，最终实现博硕士学位论文档案公开的社会效益。 |
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11 |
期刊论文：《论促进博硕士学位论文公开的策略》（大学图书情报学刊,2016,34(04):23-27+83） |
该论文重点阐述国内博硕士学位论文作为公开档案的传播存在的障碍，并提出了相应的对策：在充分保护作者、导师和培养单位合法权益的基础上及时公开博硕士学位论文档案（有发表论文和专利要求的，延期公开）。 |
