吴志杰 ¹

¹中国科学院档案馆

摘要：2023年12月1日起施行的《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）为新时期科研档案规范化管理提供了实践指引。基于对该规范修订背景与主要内容的分析与介绍，本文又阐述了其特点与意义，并结合条款内容和科研档案工作实践提出了改进建议。

关键词：科研档案，科研文件材料，全过程管理，科学数据归档

一、《规范》的修订背景与主要内容

（一）《规范》的修订背景

《规范》的出台既是为了与15号令相配套，健全完善科研档案工作制度规范体系，也是为了更好地促进科研档案规范化管理，提供科研档案工作的实践指引，具有迫切的现实需要。

1. 原《规范》未能与15号令实现有效衔接

为加强新时期科研档案工作，有效提升档案工作服务创新驱动发展战略、服务科技强国建设的能力，2020年9月，国家档案局、科技部发布第15号令，公布《科学技术研究档案管理规定》。作为一部科研档案工作的部门规章，15号令是国家层面科研档案工作的顶层制度安排，明确了科研档案工作的基本原则、职责分工、保障机制、监督检查、全流程管理、档案信息化建设等方面的要求，具有鲜明的时代性、实践性和科学性等特点。[1]15号令出台后，原《规范》在科研档案定义、科研档案管理具体要求等方面都出现了与15号令不一致的情况。例如，“科研课题档案”与“科研项目档案”定义极为相似，相互抵牾。[2]此外，与15号令相比，原《规范》存在相关责任主体职责不清、科研档案管理要求细化程度不足等问题。因此，迫切需要基于15号令的宏观规定和总体要求，结合科研活动、科研档案工作实际对原《规范》进行修订。

2.《“十四五”全国档案事业发展规划》明确加大科研档案领域标准供给

从科研档案工作发展实践来看，1992年原《规范》的批准实施对系统提升我国科研档案工作规范化管理水平，维护科研档案的完整、准确、系统和安全起到了积极的实践指引作用。[3]然而，随着科技体制改革不断深入、科技发展政策日益完善、科研范式发生深刻变革，新时期科研档案工作面临着越来越多的问题与矛盾。相应地，原《规范》的适用性也面临极大挑战。在此背景下，为了更好地规范科研档案管理，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出：“重点推进电子档案、科研档案、建设项目档案、医疗健康档案、档案资源共享服务、档案馆服务、档案安全保护及风险防控、数字档案馆（室）建设等标准供给”[4]，并将其列入“档案制度规范建设工程”。可见，修订后的《规范》既适应新时期科研档案管理对象数据化、管理主体多元化、管理环境复杂化和管理手段信息化转变的内在要求，也是贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》的必然之举。

（二）《规范》的主要内容

《规范》对原《规范》进行了大幅度修订。从形式上看，《规范》的总体框架由6章增加到13章，附录也由1个资料性附录、3个规范性附录增加到3个资料性附录、10个规范性附录。从内容上看，《规范》新增了“4管理原则和要求”“5管理职责”“12科研档案的验收（审查）或绩效评价”和“13科研电子文件归档和科研电子档案管理”四个章节的内容。将原《规范》中的“4科研课题文件的管理”“5科研课题档案的管理”两章修订为“6科研文件材料的形成和收集”“7科研文件材料的整理”“8科研文件材料的归档”三章。将原《规范》中的“7科研课题档案的统计与开发利用”修订为“9科研档案的保管、统计”“10科研档案共享与利用”两章。原《规范》与《规范》总体框架对比见表1。本文将《规范》分为6个部分解读。

第2章《规范性引用文件》以文件清单形式列出了规范性引用文件。原《规范》制订时我国档案工作标准规范建设处于起步阶段，档案工作各方面的标准规范都不是特别健全完善，因此，原《规范》的规范性引用文件较少。本次修订后，《规范性引用文件》中共有5个国家推荐标准和9个档案行业推荐标准，较为全面地覆盖了科研档案管理应当涉及的相关标准规范。

第3章《术语和定义》一是根据科研活动现状明确了科研课题、科研项目的定义及其之间的关系；二是对标15号令优化了科研文件材料、科研档案的定义，将数据、图像、音频、视频等不同形式的信息记录和标本、样本等实物纳入概念范畴；三是结合科研信息化发展趋势、科学数据和科研档案协同管理要求，新增了“科研电子文件”“科研电子档案”“科学数据”“科研项目管理系统”和“科研电子档案管理信息系统”5个术语。

2. 标准应用的原则要求、责任主体与主体责任

第4章《管理原则和要求》对科研档案工作应遵循的基本原则和总体要求进行了说明。一是遵循《科学技术档案工作条例》、15号令等法规制度要求，坚持按照集中统一管理原则对科研档案进行管理。二是明确科研档案工作的保障条件和管理目标。保障条件包括制度、人员、软硬件基础设施、经费保障等，管理目标是确保“科研档案的完整、准确、系统和安全”。三是提出科研档案工作同步管理与考核评价要求。科研档案工作同步管理应做到“三同步”，即科研档案工作与科研项目工作同部署、同实施、同检查。科研档案工作考核评价要求应把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，将科研档案工作列入有关部门和人员的职责并予以考核。四是明确将取得负结果或因故终止、撤销的重要科研项目的文件材料纳入归档范围。五是将科研档案信息化纳入本单位信息化和档案信息化建设规划，以便减少资源重复投入，实现信息化建设的统筹推进。

第5章《管理职责》明确了科研项目管理部门、科研项目承担部门（人员）、档案部门、信息技术部门、保密部门的职责要求。科研项目管理部门负责科研档案工作的统筹协调和监督指导。科研项目承担部门负责具体开展科研档案工作，其中牵头单位对所负责项目的档案工作负总责，并对各参与单位提出科研档案管理要求；项目负责人对归档文件材料的完整性、准确性、真实性、系统性负责，并指定专人负责文件材料的收集整理。档案部门的职责范围较多，从宏观上的监督指导、统筹规划、制度建设，到具体的档案保管、利用、鉴定、处置等；从参与科研项目管理系统规划开发，提出归档功能要求，到负责科研电子档案管理信息系统的建设与应用培训；从参与科研项目验收（审查）或绩效评价工作到负责科研档案的验收（审查）工作。信息技术部门主要提供技术支持，负责将档案部门提出的功能需求落地，以及后续的运行维护。保密部门负责对科研文件材料归档和监督科研档案的保密管理工作。

3. 科研文件材料管理

第6章《科研文件材料的形成和收集》对科研文件材料的形成与收集提出了具体要求。形成方面，一是明确科研文件材料制成材料要求。二是明确归档科研文件材料一般应为原件，因特殊情况无法取得原件的，需要按照要求进行归档。收集方面，一是考虑到科研活动的复杂性，科研项目承担单位应根据科研任务内容和科研管理程序，结合科研项目特点明确本单位科研文件材料归档范围。为了更好地指导归档范围划分，《规范》还在资料性附录中列出了基础研究科研项目、应用研究科研项目、开发研究科研项目的文件材料归档范围参考表。二是将科学数据纳入文件材料归档范围。三是明确以项目为单位划定保管期限，并明确保管期限分为永久和定期，定期一般为30年和10年。

第7章《科研文件材料的整理》对科研文件材料整理的原则、业务操作要求进行了说明。一是细化科研文件材料分类规定。提出按照项目类型、学科专业、年度进行分类的方法[5]，并提供每种分类方法的举例说明，有助于更好地理解和应用科研档案分类。二是对科研文件材料的组件、组卷、编号、编目、修整、装订、装盒、排架等进行详细说明和解释，为科研文件材料整理提供具体的操作指导。三是提出科学数据组件和组卷的参考规则，即科学数据一般以一个研究对象、阶段、装置（设备）、记录人等形成的数据为一件，同一项目科学数据可组成一卷或多卷。

第8章《科研文件材料的归档》对科研文件材料归档的时间与交接要求，科研档案的补充、更改做出说明。一是明确不同类型科研项目文件材料的归档时间。通常归档科研文件材料在科研项目（科研课题）结题验收后3个月内移交档案部门归档。考虑到一些大型科研项目实施周期比较长，这些科研项目也可分阶段或按科研课题及时归档移交。二是延续原《规范》中关于科研档案补充、更改的原则性要求。

4. 科研档案管理

第9章《科研档案的保管、统计》明确了科研档案保管、移交、数字化、归属与流向及统计等相关内容。一是明确保管科研档案的库房应符合“九防”要求。二是明确单位应按照国家有关规定，定期向档案馆移交科研档案。三是鼓励单位做好传统载体科研档案数字化工作。四是遵循15号令相关规定，明确多个单位协作完成的科研项目所形成的科研档案，应由牵头单位保存一套完整档案，参与单位在保存本单位承担任务中形成科研文件材料的同时，将副本或复制件送交牵头单位。如有特殊需要，应以协议、合同或委托书等形式明确相关科研文件材料的归属、处置、利用等事项。五是明确单位应根据实际情况建立科研档案工作统计制度，做好科研档案统计。

第10章《科研档案共享与利用》一是从建立共享利用机制、完善制度建设、制定共享目录等方面提出科研档案共享的基本要求。二是明确了采取线上线下相结合、严格履行审批手续、及时清点归还、进行利用效果登记等科研档案利用的基本方式和重点环节。三是明确了科研档案资源开发利用的基本方式，包括编制项目简介、大事记，举办展览，拍摄专题片，制作可视化图谱等。

第11章《科研档案的鉴定和处置》对科研档案期满鉴定工作要求、科研档案销毁工作要求和科研档案密级变更进行了说明。

5. 科研档案的验收

第12章《科研档案的验收（审查）或绩效评价》明确了科研档案验收管理要求，验收组织、内容、方式和专家要求等内容。一是明确对于要进行验收（审查）或绩效评价的科研项目，应当对科研档案的完整性、准确性、系统性进行验收（审查）或绩效评价。二是明确科研档案分类、分级验收的具体实施方法。三是规定科研档案验收内容主要包括科研档案的完整性、准确性、系统性等。其中，完整性要求要对照科研项目文件材料归档范围（《规范》附录A），确保科研活动各阶段文件材料齐全完整。准确性包含两个方面：第一，科研档案的内容应当真实反映科研项目的实际情况和研究过程；第二，科研档案的形式应当图物相符，签章手续完备。系统性要求是对科研档案整理而提出的，即科研档案分类要能够反映科研项目组织实施过程，组卷要规范合理。四是明确不同类型科研项目档案验收方式的要求。通常科研档案验收采用会议方式，但对于小型科研项目、形成档案数量少的科研项目，可以采用以审查代替验收的方式。五是明确验收审查专家一般宜为具有副高级及以上专业技术职称或相当职务的人员。

6. 科研电子文件与科研电子档案管理

第13章《科研电子文件归档和科研电子档案管理》对系统建设、科研电子文件归档、科研电子档案管理要求等进行了说明。一是明确在建设科研项目管理系统时要充分考虑电子文件归档要求，并对科研电子档案管理信息系统的功能要求与科研项目管理系统的接口要求等进行说明。二是对科研电子文件的归档范围、归档时间、归档格式、归档方式等进行说明。三是明确了科研电子文件单套制归档的前提条件——“符合国家有关规定形成或接收和管理的科研电子文件，可仅以电子形式归档保存”。四是对科研电子档案的整理、四性检测、存储、年度可读性评估、鉴定与销毁等进行说明。

二、《规范》的特点与意义

（一）《规范》的特点

作为与15号令配套实施的标准规范，《规范》是适应科研档案工作面临的新形势新挑战，立足工作实践、遵循工作原则，围绕科研档案全过程规范化管理而作出的规范指引。其内容体现出以下四个特点。

1. 契合时代发展需求

在加快建设科技强国，实现高水平科技自立自强进程中，新一轮科技革命和产业变革突飞猛进，科研活动正在发生深刻变革，体现出学科交叉融合深入化、数据密集型科研范式成为科学发现的主要范式，科研组织模式正向着建制化科研组织模式转变等特征。[6]这些特征使得科研档案工作的管理对象、主体、环境和手段都发生了深刻变化。《规范》聚焦新时期科研档案工作的难点、痛点和堵点，将科学数据纳入归档范围，明确跨单位、跨学科、跨领域科研项目档案管理要求，提出了科研档案信息化建设的参考依据。这充分体现出《规范》具有鲜明的时代性，能够与当前科研活动和科研档案工作发展实际相适应。

2. 着眼全过程管理

《规范》以文件生命周期理论和全过程管理理论为指导，明确了科研档案全生命周期各个环节的管理要求与主要内容。具体而言，在科研文件材料阶段，《规范》依据科研文件材料的运动规律提出了科研文件材料的形成和收集、整理、归档的业务要求，在科研档案阶段，《规范》依据档案管理业务流程，提出科研档案的保管、统计，共享与利用，鉴定与处置的要求。总体上，两个阶段的各个业务环节前后衔接、融合贯通，能够为科研档案全过程管理奠定坚实基础。

3. 注重协调与衔接

作为15号令贯彻落实的配套标准规范，《规范》注重与15号令的衔接及相关条款的具体化。例如，《规范》在科研档案工作原则和要求、科研档案工作管理职责分工等部分都继承了15号令的相关规定。相较于15号令，《规范》对科研档案共享与利用、鉴定和处置等业务环节进行了细化。作为科研档案工作领域的标准规范，《规范》还注重与科研档案工作相关的其他法规标准保持协调。这主要体现在“规范性引用文件”和“参考文献”中，《规范》较为全面且充分地引用了现有与科研档案工作相关的法规标准。

4. 强调内容的可操作性

为了有效引导我国科研档案规范化管理，确保条款内容具有一定实践可操作性，《规范》主要在以下两个方面进行了优化和完善：一是对各个业务环节都提出了详细且明确的要求，并在部分环节提供示例说明；二是在规范性附录部分提供了科研档案工作常用的各种表单，包括科研档案案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷目录、档号章、案卷盒脊背、档案交接登记表、销毁清册、利用效果登记表、档案验收意见表等，为业务操作提供了参考依据。

（二）《规范》的意义

聚焦新形势下科研档案工作实际需要，《规范》不仅从宏观层面对科研档案工作的基本原则、组织管理、职责分工等进行了细化说明，而且从微观业务操作层面明确了科研档案全过程管理的业务规范，具有重要的现实指导意义。

第一，有助于实现科研档案规范化管理目标，为科研档案工作提供指引和参照依据。实现管理目标需要做好以下四个方面：一是抓战略重点和主要矛盾，二是确定目标实施的战略步骤，三是层层落实责任分工并建立目标责任系统，四是采取有效的监督和调控措施。[7]《规范》首先明确了“确保科研档案完整、准确、系统、安全”的战略重点和主要矛盾。其次，《规范》细化并理顺了科研文件材料归档和科研档案管理的流程步骤和要求，将总目标进行阶段性划分。再次，明确了科研项目管理部门、科研项目承担部门（人员）等各自承担的任务和责任分工。最后，通过严密组织科研档案验收（审查）或绩效评价保证目标实现过程协调平衡地进行。由此，《规范》通过有效指导各单位做好“目标定位—目标分解—任务分工—有效监督”来实现科研档案规范化管理。

第二，有助于完善新时代科研档案管理制度体系，提升科研档案治理水平。“全面推进档案治理体系建设，提升档案治理效能”是“十四五”期间我国档案工作发展的主要任务之一。[8]作为科研档案工作的部门规章，15号令侧重宏观层面的规范与引导。《规范》则通过细化和明确科研档案工作的基本原则和要求、管理职责，以及整个文件生命周期内的档案化管理要求，更加突出了对相关单位开展科研档案工作的实践指导。

第三，有助于更好地发挥科研档案对于科技创新、科研诚信建设的支撑作用。科研档案是科研活动的真实历史记录，做好科研档案规范化管理不仅能够留存有价值的科研过程材料和科研成果，为科技创新提供原始材料和基础数据，而且能够完整地保留科研原始记录，进而助力国家科研诚信体系建设。

三、相关问题思考

虽然《规范》体例结构科学合理、条款内容系统完备，但就科研档案工作实践而言，仍存在一些需要进一步完善的内容。

第一，建议统一关于同一主体、同一事项、同一要求等的文字表述，确保前后一致。例如，“5管理职责”提及“科研项目管理部门职责”“科研项目承担部门”等概念，当后文涉及同一主体时，仍应使用前述概念，而不能使用“科研档案形成部门”“科研管理部门”“科研承担部门”等易混淆（或前文未出现）的概念。此外，条款内容还有一些前后不一致的情况。例如，“5管理职责”中要求科研项目参与单位应“同时按要求向牵头单位移交档案”，但是“9科研档案的保管、统计”中又要求参与单位应当“将副本或复制件送交牵头单位”。

第二，建议进一步明确科学数据与科研档案协同管理的具体要求。《规范》虽然将科学数据纳入归档范围，但是一方面它没有在资料性附录的归档范围中予以体现，另一方面也没有明确档案部门应当如何与科学数据管理部门实现协同、科学数据应当如何归档等。

第三，建议在业务操作方面应符合科研档案工作数字化转型的现状与发展趋势。就业务操作而言，一方面，《规范》主要还是面向传统环境下纸质科研文件材料和科研档案管理，并没有很好地契合信息化环境下科研文件材料和科研档案管理实际。另一方面，《规范》关于科研电子文件和科研电子档案管理相关内容也较为笼统，针对性不强。

原文刊载于《北京档案》2024年第6期32-36