（2014年6月8号）
同志们：
在大家的共同努力下，会议圆满完成了各项议程。上午，白春礼院长就新形势下加强和改进我院档案工作提出了明确要求。国家档案局杨冬权局长结合贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，对我院档案工作做了重要指示。院档案馆张薇馆长介绍了我院档案工作现状，分析了存在问题，提出了关于加强和改进我院档案工作的政策措施和重点任务。院人事局、长光所、上海应物所分别作了经验交流，生物物理所袁增强研究员从科研骨干角度谈了对档案工作的认识。院机关各部门、院属各单位档案工作负责人和档案工作人员约620人，分别在主会场和58个视频会议分会场听取了上午的相关报告。下午，会议代表结合学习贯彻白院长和杨冬权局长的讲话精神，围绕院档案馆工作报告和《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（讨论稿）》，进行了分组讨论，在讨论中大家积极建言献策，提出了很多意见和建议，很有针对性和启发性。会后，请档案馆认真研究，充分采纳同志们的意见和建议，使我院提出的关于加强和改进新形势下档案工作的政策措施和重点任务更具有针对性、指导性和可操作性。
关于目前我院档案工作中存在的问题，主要有4个方面的原因：
一是档案意识薄弱，档案工作缺乏积极的工作氛围。这是制约我院档案工作发展的首要原因。二是院属单位档案工作体制机制不完善。这是制约我院档案工作发展的瓶颈。三是档案人员队伍不能满足新形势、新任务的需要，档案工作发展缺乏有力的人才支撑。这是制约我院档案工作发展的关键原因。四是对新形势下档案工作出现的新问题缺乏深入研究和有效解决措施。这是制约我院档案工作发展的重要原因。
下面，我就加强和改进新时期我院档案工作提几点要求：
一、改进和完善档案工作的体制机制，加强档案工作管理体系建设
完善档案工作体制机制，就是要建立健全档案工作由综合档案室（馆）归口负责的工作机制。首先，要规范综合档案室（馆）设置，原则上综合档案室（馆）的主管部门是综合办公室或综合处，确保我院各项档案工作政策措施能够顺利地贯彻落实。其次，要强化综合档案室（馆）的职能，院属单位要明确综合档案室（馆）是本单位档案工作的归口管理部门，并为其依法依规开展档案工作提供支持、创造条件。
完善档案工作体制机制，就是要建立分工明确、各司其职的档案工作责任体系。一是要强化档案工作的领导责任制，院属各单位、院机关各部门均应明确档案工作主管领导，对本单位、本部门的档案工作负主要责任。二是要强化岗位责任制，院属单位要根据本单位实际情况，配备专、兼职档案人员，建立以综合档案室（馆）为中心，全面覆盖本单位各管理部门和研究室（项目组）的档案工作网络，强化专、兼档案工作人员的岗位责任制，将各类档案的建档工作落到实处。三是要切实将档案工作纳入责任考核范围，逐步建立目标明确、重点突出、职责明晰的档案工作考核办法，全面落实档案工作的各项责任，形成抓好档案工作的强大合力。四是要建立档案工作责任追究制度，对档案丢失，违规损毁档案资料，造成重大损失的相关责任人，应依规追究相应责任。
完善档案工作体制机制，就是要真正形成各单位各部门共同参与的工作氛围。档案是在各项工作中形成的，档案工作是各项工作的组成部分，档案工作的开展，不能仅靠各级领导的重视和支持，不能仅靠档案部门的努力和拼搏，还要有档案形成部门的广泛参与和积极投入。因此，院属单位要通过建立和落实相关制度，将档案工作纳入各项管理和科研工作的流程，使档案工作成为各项管理和科研工作的有机组成部分，实现档案工作的前端介入和过程管理。
在此，我想特别强调一下，我院在新时期部署的重大项目，布局的一些新机构、非法人研究单元等，如战略性先导科技专项、卓越中心等，要及时建立档案工作制度，明确专人负责档案工作，落实档案工作责任制；院档案馆和依托单位要及时跟踪指导，做到档案在哪里形成，档案工作就开展到哪里。
二、建立健全档案工作规章制度
规范管理，制度先行，档案部门要实现依法依规开展档案工作，首先需要加强档案制度建设。随着我院率先行动计划及全面深化改革的实施和推进，不少单位、部门会形成新的内容的档案，一些档案的价值也会发生变化。因此，档案部门要与时俱进，及时做好有关档案工作制度的废、改、立，把一些档案工作必须遵循的基本原则和做法进行细化，增强档案工作的刚性约束。
在这方面，院档案馆要统筹规划，进一步建立健全档案工作标准和规范，建立覆盖档案收、管、用全过程的规章制度体系，特别是要完善文件材料归档制度；加强对院属单位贯彻落实档案工作规章制度的监督检查，推动院属单位建好档案、管好档案、用好档案。院属单位要依据国家和院相关规定，特别是信息化环境下档案工作的新特点，结合本单位实际情况，对不符合当前形势任务要求的档案工作规章制度进行修改完善，对没有建章立制的要抓紧制定出来，切实加强标准、规范的贯彻执行，确保档案工作规范有序开展。
三、加强档案资源体系、利用体系、安全体系建设
1. 加强档案资源体系建设，确保应建尽建，应归尽归。
在新形势下，只有建立健全覆盖我院各项工作的档案资源体系，才能做到“手中有档，用时不慌”，才能筑牢档案工作的发展基础，才能更好地为我院各项工作做好支撑与服务。
面对我院档案收集难的问题，各单位、各部门要加大档案收集整理力度，切实执行各类档案归档制度，做到应归尽归、应收尽收。院属各单位、院机关各部门，要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，从根本上保证档案收集齐全。要扩大建档范围，及时做好新机构、新型组织的建档工作，做到应建尽建，全面覆盖。要规范档案流向，积极引导、指导和督促做好机构改革、企业改制等过程中的档案工作，妥善进行档案处置，严防档案流失。
2. 加强档案利用体系建设，确保利用服务便捷。
院、所两级档案部门要紧紧围绕院中心工作，在强化档案服务意识、改进服务手段、深化档案开发利用、创新档案服务形式上下功夫，不断提升档案工作对我院各项工作的支撑和服务能力。
在信息化时代，档案由传统载体形态开始向数字形态过渡，档案管理和利用的主要环境逐渐向电子环境迁移，传统档案馆（室）必须向数字档案馆（室）转变，才能适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。院、所两级要将本单位数字档案馆（室）建设纳入本级信息化建设规划，统一部署、同步实施，以建设数字档案馆（室）为抓手，实现档案存储数字化、管理自动化和利用网络化，促进档案资源的整合与共享，通过信息化手段，使档案在更大范围发挥效益。
3. 加强安全体系建设，确保档案安全。
当前档案安全保密面临的各种风险与挑战比以往任何时候都要多、都要严峻，稍有不慎，就会出现安全事故，就会发生失、泄密事件。各单位、各部门要牢固树立安全第一的思想，提高档案安全保密工作的地位，时刻紧绷安全保密这根弦，坚决守住档案工作的底线。
建立健全确保档案安全保密的档案安全体系，一要落实安全责任，从制度、管理、人员和保密等方面全面加强档案安全保障能力建设。二要切实改善档案保管保密条件，要按照国家要求建设档案库房，提高档案库房的安全防灾标准，采用先进的安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件，确保档案实体安全保密。三要加强档案信息安全管理，加快建立健全档案开放审核机制，加强对已公开档案的审核与审批，加强对上网信息的审核与审批，尤其要加强对档案数字化加工外包和档案信息化管理外包的安全管理。四要加大档案安全保密检查力度，通过自查和院档案安全保密检查，发现档案工作中的安全保密隐患和薄弱环节，确保各项安全措施落实到位。
四、加大档案工作保障支持力度
1. 强化组织领导
各单位、各部门要把档案工作纳入本单位、本部门事业发展规划和年度工作计划，纳入领导议事日程；档案工作主管领导要提高责任意识，防止只分工不真管，定期听取档案工作汇报，及时研究、解决新形势下档案工作遇到的问题和困难，为档案工作提供人力、财力、物力等方面的保障，推动档案工作与本单位、本部门科研和管理工作协同发展。
2. 保证经费投入
各单位、各部门要完善档案工作投入机制，把档案工作发展所需硬件、经费等纳入制度化轨道；科学合理地核定档案工作经费，将档案征集、档案数字化、档案信息化，档案安全保密、设备购置和维护等方面的经费列入预算；把档案库房建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，统一建设。
3. 加强队伍建设
各单位、各部门要根据实际情况，配齐档案人员，把好入口关；要为档案人员提供充分的职业发展空间，调动档案人员的积极性，激发工作干劲；支持档案人员参加交流研讨和业务培训，提高业务能力。通过各种措施，为档案工作发展提供有力的队伍支撑。
这次会议对于全院档案工作系统进一步认清形势、统一认识、交流经验、推动工作产生积极影响。会议结束后，各单位、各部门要切实抓好会议精神的传达学习和贯彻落实。在此，我强调两点：
1.要加强学习贯彻会议精神的组织领导，由主管档案工作的所领导牵头组织学习会议精神，把学习贯彻会议精神作为推动本单位档案工作的重要抓手，全面梳理本单位档案工作的基本情况，找出制约档案工作发展的问题，抓好各项工作的落实。
2.会后，请办公厅和档案馆分地区组织召开座谈研讨会，检查院属单位对会议精神的贯彻落实情况，同时，充分听取大家的意见和建议，进一步完善《中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（讨论稿）》，将其作为今后一个时期推动我院档案工作创新跨越发展的指导性文件。
同志们，档案工作是我院各项工作中不可缺少的基础性工作，事业崇高，使命光荣。让我们牢记“保存历史、支撑创新”的神圣职责，坚定信心，凝聚共识，把新形势下的档案工作做得更好，使档案工作为我院的改革创新发展做出更大贡献，为实施率先行动计划提供有力支撑和服务！
