会上，档案馆常务副馆长潘亚男介绍了院层面档案工作机制调整的背景和目的，调整后档案馆的主要职能与任务和拟于今年6月份召开的全院档案工作会的基本情况。其次，她通报了2013年度机关归档工作调整事项，她指出，机关科研管理改革之后，机关各部门机构和职能、档案工作领导体系和人员网络发生了较大变化，为进一步将机关文件材料归档工作做细做实，档案馆采取了5项工作措施：一是重新明确了机关各部门档案工作主管领导和兼职档案员；二是修订了《中国科学院机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》和《中国科学院机关归档工作常见问题解答》，向各部门征求意见；三是在各部门2013年度工作总结的基础上，梳理了各部门2013年度文件材料归档重点，为各部门文件材料归档提供参考；四是明确党的群众路线教育实践活动等3项专项工作文件材料由档案馆统一收集归档；五是加强机关声像档案工作，对收集范围和归档格式提出了明确要求。她表示，在各部门归档过程中，档案馆将做好指导服务和审查验收工作，希望各部门力争在6月30日前按时保质完成机关归档工作任务。 

档案馆业务主管王兰总结了2012年度机关文件材料归档工作完成情况和存在问题，同时以归档流程为线索，详细讲解了归档工作各个环节的工作方法和具体要求。 

与会人员反映，此次会议召开的很及时，对如何做好机关改革后文件材料归档工作具有指导作用，表示将按照要求完成本部门文件材料归档范围和文书档案保管期限表及《中国科学院机关归档工作常见问题解答》征求意见稿的反馈，并做好本部门2013年度文件材料归档工作。