1.1 政策要求相通

从科研诚信管理来看，多项政策对科研活动原始记录规范管理做出规定，如中共中央办公厅、国务院办公厅2018年发布的《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》中要求“从事科学研究的企业、事业单位、社会组织等应建立健全本单位教育预防、科研活动记录、科研档案保存等各项制度[1]”，次年《关于进一步弘扬科学家精神加强作风和学风建设的意见》中明确“论文等科研成果发表后1个月内，要将所涉及的实验记录、实验数据等原始数据资料交所在单位统一管理、留存备查[2]”。2023年科技部发布《负责任研究行为规范指引》要求科研人员“按照学科领域或所在科研单位规定妥善保存所有实验记录、实验数据（包括未发表数据、阴性数据等）和实验记录本……论文等研究成果发表后1个月内，应将所涉及的实验记录、实验数据等原始资料提交所在科研单位集中归档[3]”

从科研档案管理来看，科研档案管理制度明确了科研活动原始记录的归档要求。《科学技术研究档案管理规定》（国家档案局、科技部令第15号）和《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T2-2023）明确将“实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录、科学数据等[4]”纳入归档范围，并对其形成提出要求：“科研文件应完整、真实、准确……制成材料应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式”。不难发现，现有科研诚信和科研档案管理政策均对科研活动原始记录的形成和归档提出了明确要求，且近两年制定的科研诚信政策已经纳入了档案的要求，出现了协同趋势。

1.2 管理目标趋同

科研诚信管理视角看，要规范管理科研活动原始记录，确保科研活动原始记录齐全完整、内容真实准确，保存得当，做到可追溯、可查询，如笔者所在单位2020年发布《关于科研活动原始记录中常见问题或错误的诚信提醒》提出科研原始记录的载体或介质要规范、内容要具有原始性、完整性、准确性、真实性、客观性、保管与备份管理要满足数据安全和长期保存要求、保证科研原始记录的齐全完整、不丢失或不当转移等方面要求。这一目标与科研档案管理要求的“真实有效、齐全完整、系统规范”的目标具有高度一致性。科研活动原始记录形成规范、管理有序、归档齐全是科研诚信管理部门和科研档案管理共同的目标。

1.3 工作流程相似

从实践现状来看，科研诚信管理、科研管理部门为规范科研活动原始记录的管理，定期检查、专题培训等工作，如笔者所在单位定期开展科研活动原始记录“飞行检查”，按年度组织科研诚信建设专题培训；与此同时，档案部门不断加强科研档案检查和培训工作，从传统的后端被动接收档案，走向前端主动业务指导，对科研档案尤其是科研活动原始记录归档齐全完整、系统规范情况进行重点检查。从本质上看，二者是对同一事物不同阶段的审核，在工作流程上有相似之处，具备协同的可能。

2 协同归档工作机制设计

科研活动原始记录的生成、归档和保存等涉及多主体，加强前端管理保证后端归档内容质量，加强归档后管理保证科研活动原始记录长期保存，前后联动、协同治理，共同保证科研活动原始记录形成规范、归档有序、长期保存，笔者基于实践调查，从协同主体、协同方式、协同保障三个方面设计了科研活动原始记录协同归档工作机制。

2.1 协同的主体

主管部门层面，协同主体包括：档案工作主管部门（科研档案管理责任主体）、科研诚信主管部门（科研诚信建设责任主体）、科研业务主管部门（科研项目管理责任主体）、数据主管部门（科研数据管理责任主体）。

科研单位层面，相应需要协同的主体包括：档案部门、科研诚信管理部门、科研管理部门、科研人员（含学生）、项目（课题）负责人、其他相关主体（研究生管理部门、信息化部门、数据中心等）。

2.2 协同的方式

2.2.1 制度建设协同

主管单位层面，科研诚信主管部门、科研业务主管部门和档案工作主管部门应在制度中互相纳入，科研活动原始记录和科研项目管理制度中明确归档要求，科研档案管理制度中强化科研活动原始记录的形成要求。

科研单位层面，在制定本单位科研诚信管理制度时，明确项目（课题）负责人、科研人员科研活动原始记录的归档职责、档案部门的监督指导职责；在制定本单位实验数据管理制度时，设置专门条款对实验记录、电子数据的归档和人员调整时交接等进行规定；此外，还应共同建立科研活动原始记录归档的奖励和约束制度。因学生也会参与科研工作，但学生流动性强、归档难度大，应与研究生管理部门协同，将科研活动原始记录归档要求纳入学位论文答辩等相关制度。

2.2.2 工作流程协同

一是协同开展检查，科研诚信管理部门、科研管理部门、档案部门相关人员及领域专家共同组成联合检查工作组开展检查。领域专家、科研诚信管理及科研管理部门从专业角度对内容的原始性、真实性、完整性、可追溯性进行检查，档案部门从归档范围、形成载体规范性等方面进行形式审核。除检查外，在归档环节，设立科研人员自查、项目（课题）负责人审核机制，归档至档案部门时，档案部门再次进行形式审核。通过多主体、多角度的审核，确保科研活动原始记录内容完整、形式规范、应归尽归。

二是协同开展培训。科研诚信管理部门、科研管理部门在开展科研诚信建设、科研管理培训时设置专门课程讲解科研活动原始记录形成的规范性要求，同时设置科研活动原始记录归档要求的课程；档案部门在组织科研档案培训时，可同时邀请科研管理、科研诚信管理部门讲解科研活动原始记录的内容质量、学科领域关于科研活动原始记录的专业要求等内容，共同提升科研人员归档意识和能力。

2.2.3 系统建设协同

当前为提升科研活动原始记录规范化和高效化管理，科研单位开始引入电子实验记录系统，建设数据管理系统，集中统一管理科研原始数据。为保证电子科研活动原始记录完整、规范、高效的归档，应当加强电子实验记录系统、数据管理系统与档案管理系统之间的衔接，科研管理部门、信息化部门、数据管理部门在开发电子实验记录系统、数据管理系统时应设置归档功能，支持形成符合归档要求的电子文件和元数据。开发电子实验记录系统、数据管理系统与档案管理系统之间的接口，实现电子科研活动原始记录在线归档，提升科研人员归档效率。

2.2.4 数据归档协同

面对日益增加的科研原始数据，档案部门应当与数据管理部门强化数据协同归档。统一要求汇交至国家、学科或本单位数据中心的科研活动原始数据，可采用逻辑归档的形式，数据本身存于数据中心服务器，档案部门与数据管理部门签订协议，约定汇交至数据管理部门的数据需具备档案基本元数据，具有档案属性，作为重要的科研过程档案，数据管理部门应确保已归档科学数据的真实、完整、可用和安全，未经档案部门同意不得随意销毁或删除数据；未统一汇交至数据中心的科研活动原始数据，原则上应物理归档至档案部门，存于档案管理系统，与论文或实验关联的数据做好互见，对于体量特别大的数据可采用离线归档形式。

2.3 协同的保障

为保证协同工作顺序实施，应当加强组织保障。主管部门层面，档案工作主管部门、科研诚信主管部门、科研业务主管部门和数据主管部门建立科研活动原始记录归档协调机制，建立跨部门联席委员会，定期召开会议，加强科研原始记录协同归档的顶层设计；科研单位层面，档案部门、科研诚信管理部门、科研管理部门、数据管理部门等相关部门建立科研活动原始记录协同工作组，负责科研活动原始记录的定期监督检查、培训教育与指导等。

3 结语

科研活动原始记录作为科研档案的重要内容，如何保证其完整规范归档是需要深入探讨的问题。本研究基于协同管理视角，从制度、流程、系统、数据等方面初步探讨通过档案部门、科研诚信管理部门、科研管理部门、项目（课题）负责人、科研人员等的责任耦合，建立协同归档工作机制，实现从记录生成到归档全过程闭环管理。未来需进一步结合实践需求，对工作机制建设的细节问题进行深入研究，最终构建全程可控的科研活动原始记录归档新生态。

参考文献：

[1] 中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》 [J]. 科学中国人, 2018, (11): 33-37.

[2] 中共中央办公厅 国务院办公厅印发《关于进一步弘扬科学家精神加强作风和学风建设的意见》 [J]. 中华人民共和国国务院公报, 2019, (18): 20-24.

[3] 中华人民共和国科学技术部. 科技部监督司发布《负责任研究行为规范指引（2023）》[EB/OL].[2025-06-29]. https://www.most.gov.cn/kjbgz/202312/t20231221_189240.html.

[4]科学技术研究档案管理规定[N]. 中国档案报, 2020-10-29 (002). DOI:10.28057/n.cnki.ncdab.2020.000373.

原文收录于《中国档案学会2025年全国青年档案工作者学术论坛论文集》，文章为精简版

引用：王梦瑶.协同管理视角下科研活动原始记录归档工作机制研究[C].中国档案学会2025年全国青年档案工作者学术论坛论文集.北京:中国文史出版社,2025.366-371.