档案工作存史资政育人,是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业

经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案

走向依法管理,走向开放,走向现代化

 

 

1 范围

本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文件工作及相关领域。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

DA/T1—2000档案工作基本术语

3 一般概念

3.1 

电子文件electronicdocument;electronicrecord(s)

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。

3.2 

电子档案electronicrecord(s);archivalelectronicrecord(s)

具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。

注:英文词“record(s)”指公文、应留存文件、应归档文件或已归档文件(即档案);“archives”指具有永久保存价值的records。

3.3 

电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem

EDMS(缩略语)

用于生成、使用和维护电子文件的计算机信息系统。

参见:电子档案管理系统(3.4)。

注:电子文件管理系统是业务系统的一个子系统,更注重业务流程,版本控制等,用于提高工作效率。

3.4 

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

ERMS(缩略语)

对电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。

参见:电子文件管理系统(3.3)。

注:电子档案管理系统更注重对电子档案的管理。系统要维护元数据及电子档案之间的联系,以支持电子档案作为证据的价值。

 

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